Beleid inzake overheidsopdrachten Vanbreda Risk & Benefits

Overheidsopdrachten zijn contracten die door een aanbestedende overheid worden uitgeschreven voor de aankoop van goederen, diensten of werken. Ook voor het makelaarsmandaat en de verzekeringsovereenkomsten is een overheidsopdracht nodig. Deze opdracht moet voldoen aan de wetgeving overheidsopdrachten om eerlijkheid, transparantie en concurrentie te waarborgen.

De wetgeving overheidsopdrachten definieert ‘aanbestedende overheid’ ruim. Niet alleen de federale, regionale, provinciale en lokale overheden vallen hieronder, ook publiekrechtelijke instellingen zoals politiezones, autonome gemeentebedrijven, verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en openbare instellingen.

Een laatste categorie van personen die rekening moet houden met de wetgeving overheidsopdrachten bij het sluiten van een (verzekerings)overeenkomst, is die van de gesubsidieerde organisaties en verenigingen zoals intercommunales, ziekenhuizen, onderwijsinstellingen en culturele instellingen.

Bij de keuze van de meest geschikte plaatsingsprocedure moet rekening gehouden worden met de verlangens en behoeftes van de aanbestedende overheid, de geschatte premiebedragen, de complexiteit van de te verzekeren risico’s en de door de aanbestedende overheid gewenste doorlooptijd.

Volgende procedures zijn mogelijk:

1. Openbare procedure: In deze procedure kan iedereen een offerte indienen. De overheidsopdracht wordt gegund in één en dezelfde fase. Vanbreda raadt deze procedure aan als er een ruime mededinging gewenst is.
2. Niet-openbare procedure: Deze procedure bestaat uit twee fases: selectie en gunning. Alleen geselecteerde verzekeringsmaatschappijen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Vanbreda kan deze procedure aanraden voor verzekeringsovereenkomsten waarbij specifieke expertise vereist is of wanneer de markt beperkt is.
3. Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: Deze procedure is enkel mogelijk indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (maximale waarde, dwingende spoed, …). De onderhandelingen worden rechtstreeks gevoerd met een aantal mogelijk geïnteresseerde verzekeraars. Vanbreda kan deze procedure aanraden bij complexere opdrachten waarbij flexibele voorwaarden nodig zijn.
4. Mededingingsprocedure met onderhandeling: Bij deze procedure vindt eerst een selectie plaats waarna, op basis van de ingediende offertes, onderhandelingen worden gevoerd met de weerhouden verzekeraars. Vanbreda zal deze procedure aanraden als er maatwerk nodig is.
5. Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking: deze procedure is mogelijk indien de waarde van de opdracht onder de door de wetgever vastgelegde drempel blijft. Deze drempel wordt om de twee jaar herzien.
6. Overheidsopdrachten van beperkte waarde – aanvaarde factuur: Overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro kunnen via een aanvaarde factuur tot stand komen.

Bij complexe opdrachten wordt er gekozen voor procedures die ruimte bieden voor onderhandelingen en flexibiliteit, zoals de niet-openbare of onderhandelingsprocedures. Dit zorgt ervoor dat Vanbreda de specifieke eisen en voorwaarden van de aanbestedende overheid kan afstemmen met de geselecteerde verzekeraar.

Vanbreda streeft ernaar om overheidsopdrachten voor verzekeringen op een professionele en efficiënte manier te begeleiden, rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving. Dit beleid geldt als leidraad voor onze aanpak en de procedures die we volgen.